如何制定减少员工缺勤的带薪休假政策

　　你是否有员工经常喊“病了”或请假时间过长?虽然许多员工的缺勤是合法的，但反复出现的计划外缺勤可能会扰乱企业——尤其是在员工带薪休假的时候。

　　你的第一反应可能是管教员工。但如果他们缺勤的理由符合法律保护，你可能会陷入麻烦。学习制定明智的休假政策和处理员工缺勤的来龙去脉。

　　带薪休假，也被称为PTO，顾名思义:这是一项员工福利，雇主每年向员工支付一定天数的休假。雇主可以从各种不同的PTO选项中选择，如联邦假期、浮动假期、假期、病假、育儿假、丧亲假、陪审义务和军事假。

　　休假政策是一套指导方针，概述了员工如何以及何时可以使用带薪休假的规则和标准。雇主决定休假政策指导方针，例如谁有资格，每年有多少天可用(固定或无限制)以及PTO如何累积。如何选择创建PTO策略将取决于您的组织和团队的需要。

　　值得注意的是，病假和专利使用权政策可能略有不同。带薪病假是一种特定的休假时间，可以用于受伤，疾病或相关原因，而带薪休假政策是一个包括带薪病假在内的全方位休假包。

　　无论你是在写你的第一个休假政策还是更新你现有的休假政策，我们的消息来源建议包括一些关键的事情:

　　定义每周的预期工作时间和工作时间，以及打卡/下班程序，以确保员工满足这些要求。

　　除了常规的PTO，包括病假，事假和假期，列出带薪(或无薪)假期，休假期，如丧亲或陪审义务，以及联邦保护的缺勤，如家庭和医疗休假法(FMLA)和残疾假。如果你的公司有无限制的专利使用权政策，解释这意味着什么以及应该如何使用它。

　　ComplyRight的人力资源和税务产品总监Jaime Lizotte说:“要清楚地描述员工可以享受哪些带薪和无薪假期，包括他们何时以及如何获得休假资格，以及他们每周、工资周期、每月或每年可以享受多少假期。”

　　您需要确定员工是否有资格参加您的PTO计划。所有员工是否在每个日历年开始时都有一次带薪休假，还是全年都有PTO累积?此外，他们未使用的带薪假期是否会延续到新的一年，或者你是否有“要么用，要么丢”的政策?有些州，如加利福尼亚、蒙大拿和内布拉斯加州，禁止使用“要么使用，要么失去”的政策，因此检查适用的州法律以了解哪些政策选项对您可用是很重要的。

　　没有联邦法律要求雇主在雇员被解雇时支付他们的累计和未使用的假期。然而，你可能会受到国家专利商标法支付，这取决于你的公司所在的地方。

　　请病假或员工不上班时通知公司的程序是什么?如果员工要迟到了，应该通知别人吗?员工是否有责任为计划外的休假寻找替代者?

　　Lizotte说:“一定要解释请假政策，包括休假申请的截止日期和不允许休假的期限。”你的政策应该在所有员工、主管和经理之间共享。此外，高管们应该接受培训，学习如何公平地运用它。

　　你的政策的最后一部分应该说明如果员工不遵守政策的后果。在员工手册中包括PTO政策和指导方针的细节。

　　利佐特说:“写下针对各种违规行为将采取的措施，以保护你的企业免受偏袒或歧视的指控。”

　　目前没有联邦法律要求雇主提供带薪休假，但这并不一定意味着你可以摆脱困境。每个州都有自己的专利商标法规定，决定雇主是否有义务实施带薪休假政策。这就是为什么在起草你的休假政策之前，检查你所在州的具体指导方针是很重要的。

　　请记住，即使法律上没有要求，提供某种类型的PTO和带薪休假政策通常也是一个好主意。为你的员工提供灵活性，让他们休几天假可以改善你的整体员工队伍。例如，提供假期工资可以帮助你吸引和留住顶尖人才，提供病假可以帮助你保持一个健康的工作场所。

　　作为雇主，在休假政策方面，你有法律义务公平对待员工。梅耶律师事务所的创始人兼执行律师特里西娅·梅耶说，雇主了解联邦或州关于员工休假的法律很重要，这样他们就不会制定非法政策或对员工提出不公平的要求。

　　为了跟上当前的要求，我们建议您密切关注联邦法律和相关法规，包括:

　　的休假

　　美国残疾人法案

　　统一服务就业和再就业权利法案

　　1964年民权法案第七章

　　此外，熟悉你所在州的工人赔偿法。

　　“你必须确保你没有因为任何受保护的理由而谴责甚至否认员工的缺席，”利佐特说。“此外，要确保你对每个员工都一视同仁，这样你就不会被歧视或被错误地解雇。”

　　最好是请一位经验丰富的律师来检查你的保单，以确保没有有问题的语言或规则。

　　梅耶说:“雇主应该咨询专业人士，以确保他们在政策方面遵守各种联邦和州法律，并采取最佳做法。”“雇主的政策应该写下来，发给所有员工，让他们审查/确认。”

　　Replicon联合创始人兼联合首席执行官拉吉?纳拉亚纳斯瓦米表示，员工缺勤不仅仅是人力资源合规问题，你如何处理缺勤会影响公司成本、盈利能力、公司文化、员工士气等。

　　他说:“你选择遵守这些缺勤要求的方式可能会对你的法律部门产生深远的影响，所以花点时间充分了解你的公司是如何安排时间的。”

　　利佐特指出，雇主可以很容易地跟踪员工的缺勤情况，要么在公司里创建一个流程，定期记录员工的缺勤情况，比如用纸或找到一个电子解决方案，让他们可以在员工缺勤时轻松输入员工的缺勤情况。

　　梅耶说:“如果雇主打算扩大公司规模，我建议使用第三方软件产品进行跟踪，因为与使用电子表格进行跟踪相比，它通常不那么繁重，也不太可能包含错误，而且让雇主更容易确保遵守州和联邦法律。”

　　利佐特说，在你就长期旷工问题找员工谈话之前，明智的做法是进行内部审计，找出问题的根源。你的员工是否因为感到压力和压力，需要一些时间来减压而选择辞职?他们是因为家庭状况，比如照顾孩子或年迈的父母而大声喊叫吗?是因为他们自己的健康问题吗?

　　接下来，利佐特说，看看你们公司对计划外缺勤的态度。你是否因为每个人都需要偶尔休息而容忍?你是否觉得它被滥用了，因为你不知道如何以不同的方式管理它?员工们知道这一点，但还是会发生吗?

　　利佐特说:“通过进行审计并回答这些问题，你将能够识别并了解公司可能存在的任何缺勤问题，然后实施计划。”

　　在对员工采取任何纪律行动之前，我们建议咨询人力资源专业人士和/或律师，以确保你的行为符合法律规定。

　　时间和出勤跟踪软件是跟踪缺勤和管理员工休假的有效方法。这些工具允许雇主跟踪他们的员工何时工作，何时使用PTO。如果员工使用的PTO超过了雇主的指导方针，时间和出勤跟踪软件就会标记出来。许多服务提供报告和分析，以获取员工出勤情况的全貌。

　　该软件还可以要求员工指定他们正在使用的PTO类型，例如病假或丧假，因此雇主可以了解任何可能表明员工需要额外支持的模式。许多这些工具还允许员工指定他们在工作时间专注于哪些项目，这可以帮助雇主有效地管理他们的资源。

　　我们在下面列出了一些我们最喜欢的工具来帮助你搜索。你也可以看看我们挑选的最好的考勤软件。

　　如果您正在寻找一个可以定制的考勤软件解决方案，以满足您的业务特定需求，timelock Plus的TCP是一个不错的选择。TCP有三个计划，从基本的时间和考勤跟踪到全面的时间报告和调度系统，可以通过其可扩展的产品满足各种规模的公司的需求。

　　TCP是一种基于云的解决方案，具有时间跟踪功能，适用于在现场、在家或办公室工作的员工。它的地理围栏功能允许雇主跟踪员工在哪里打卡和下班，并具有多种计时硬件选项，如PIN输入，非接触式徽章读取器以及面部或指纹扫描仪。

　　当涉及到PTO时，TCP能够跟踪休假和病假等短期请求以及与《家庭医疗休假法》相关的长期请求。分析和报告功能使雇主可以轻松地了解员工在工作和PTO上花费了多少时间。此外，TCP集成了数百个第三方企业、工资单和劳动力管理工具。

　　要了解更多信息，请阅读我们详细的timelock Plus评论。

　　当我工作是一个有效的工具，不仅跟踪员工的工作时间和PTO，也为轮班计划。该软件有一个可定制的仪表板，可以直观地显示轮班和未轮班的数据，并允许雇主通过拖放功能将工人分配到特定的时间段。

　　该平台可通过移动应用程序访问，员工可以在该平台上打卡上下班、申请休假、查看自己的日程安排，并在最后一刻发生变化时找人代班。我们喜欢When I Work的照片打卡功能，它有助于减少“打卡”，这是一种窃取时间的策略，即一名员工替另一名不在场的员工打卡。

　　When I Work的休假管理工具允许雇主制定简单的休假政策，并允许员工指定他们要求的休假类型。该服务还具有直观的应用内通信功能。虽然它允许的第三方平台集成比我们审查的其他一些服务少，但你仍然可以同步When I Work到顶级工资和项目管理工具。

　　在我们详细的“当我工作时”评论中了解更多关于这项服务的特点、好处和缺点。

　　涟漪时间和出勤软件允许雇主自动化工作流程和休假审批流程，简化时间跟踪过程。我们喜欢雇主也可以自动化软件来跟踪加班和休息时间，使它很容易遵守联邦加班规则和任何适用的州用餐和休息时间法律。

　　员工可以通过网络或移动应用程序访问一个直观的自助服务平台，允许他们打卡上下班，申请PTO，查看他们的日程安排，跟踪他们的工时表和查看工资周期。管理人员还可以访问仪表板来批准休假请求和管理班次。

　　像我们审查过的大多数其他服务一样，ripple Time and Attendance Software可以与工资系统等第三方平台集成。潜在客户应该意识到，要使用该软件，他们还必须订阅Rippling的员工管理平台，这是一项更广泛的服务，还包括员工入职、电子文档管理、任务管理等工具。

　　在我们详细的涟漪时间和出勤软件审查中了解更多关于该服务的津贴，功能和缺点。

　　Clockify提供免费版本和四种无限制时间跟踪的付费计划。无论身在何处，远程、混合或现场员工都可以使用这个灵活的基于云的平台。如果员工在现场工作，他们可以使用共享的信息亭打卡上下班，如果不在现场，则可以使用手机、平板电脑或台式电脑。

　　Clockify不仅能让管理人员轻松批准休假请求，还能根据他们选择的休假计划，选择使用GPS跟踪功能来监控员工的实际位置。管理者还可以将项目任务分配给特定的员工，监控他们的进度并跟踪成本。我们也喜欢Clockify的团队聊天和消息功能。

　　Clockify具有强大的报告和分析功能，以及80多个与其他工具的集成，包括项目管理和客户关系管理软件。然而，潜在客户应该意识到Clockify缺乏与第三方工资单提供商的集成，并且不提供轮班调度工具。

　　在我们详细的Clockify评论中了解更多关于该服务的功能，津贴和缺点。

　　与我们审查过的其他时间和出勤跟踪软件一样，QuickBooks time允许员工打卡上下班，无论他们是在现场工作还是远程工作。雇主可以将该工具配置为他们特定的休假政策，员工可以通过网络平台或移动应用程序申请PTO并管理他们的休假。员工还可以跟踪特定项目或客户的时间，使经理能够监控他们的工作进度。

　　员工日程安排功能允许雇主使用拖放功能构建日程安排，而地理技术功能允许雇主通知靠近空缺职位位置的工人。我们喜欢QuickBooks的时间团队功能特性，它允许团队负责人在同一时间为整个团队进出工作地点打卡。

　　该服务还具有里程跟踪和作业成本计算工具，允许管理人员访问详细的报告和分析，以更好地管理资源。潜在客户应该知道，QuickBooks Time缺乏换班工具和应用内消息，而且比我们评测过的其他时间和出勤跟踪软件更昂贵。

　　在我们详细的QuickBooks Time评论中了解更多关于该服务的功能，津贴和缺点。

　　员工缺勤对任何企业来说都是一个挑战。为了防止未来出现员工休假的问题，雇主应该跟上相关就业法的步伐，制定休假政策，以确保每个人都能就员工何时可以休PTO达成一致。

　　跟踪员工工作和下班的时间对雇主了解员工工作的时间、地点和方式尤为重要。时间和出勤跟踪软件可以提供一个有用的图片，员工如何使用PTO在你的公司，是否需要任何改变。如果你了解了员工的出勤率和PTO，你就可以更好地决定如何管理你的员工。

　　Erin Donaghue对本文也有贡献。来源采访是为本文的前一个版本进行的。